Administrar um hospital não é tarefa muito simples. Entretanto, está longe de ser algo que fuja ao seu alcance. Você só precisa buscar meios para tornar esse processo mais eficiente. As ferramentas de gestão da qualidade estão aí para ajudá-lo nisso. Tratam-se de técnicas utilizadas por empresas para aprimorar processos e melhorar os resultados.

No hospital, elas podem ser aplicadas no sentido de manter o fluxo de trabalho, priorizar o bom atendimento e tornar a experiência do paciente mais positiva. Lembre-se de que um hospital precisa sempre manter o padrão de excelência e se aprimorar continuamente para atingir os resultados de forma satisfatória.

Se você entendeu essa relação, mas não sabe exatamente quais dessas ferramentas podem ajudar, acompanhe abaixo nossa listagem com as principais que se aplicam à rotina hospitalar.

1. PDCA

O PDCA (Em inglês: plan, do, check and act — em português: planejar, executar, verificar e agir) é uma ferramenta de gestão relativamente flexível, que pode ser aplicada a todos os segmentos, inclusive aos hospitais. Ela é importante para ajudar a planejar projetos e colocá-los em prática. Trata-se de um ciclo que nunca tem fim, afinal, sempre é possível verificar e aprimorar processos internos.

Também conhecido como Ciclo de Deming, o PDCA atua basicamente nas causas dos problemas, e não nas suas consequências. Assim, busca-se o aprimoramento contínuo para evitar que situações adversas ocorram. A partir da terceira etapa (verificação), essas causas são identificadas e a quarta etapa (agir) consiste em ações corretivas para eliminá-las.

2. GED

A GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é um dos benefícios que a tecnologia nos trouxe. Hoje em dia, um hospital precisa informatizar certos processos. Um bom exemplo disso é o prontuário eletrônico, que permite ter acesso rápido a todas as informações do paciente desde o atendimento na recepção até o momento que ele deixa o consultório. O diferencial fica por conta de um atendimento mais personalizado e humanizado.

Mas voltando à GED, ela permite que se coloque grande parte dos processos administrativos na tela do seu computador. Sendo assim, a marcação de consultas, as compras, as notas fiscais, tudo é informatizado e isso traz diversos benefícios. Uma delas é a integração de dados de vários setores.

Podemos ainda citar o aumento na produtividade, já que as informações podem ser consultadas de forma rápida e eficaz. Vale ainda lembrar que esses dados podem ser consultados pelas pessoas autorizadas (sistemas modernos contam com mecanismos de segurança) de quaisquer dispositivos.

3. DRG

A DRG (Diagnosis Related Groups — ou Grupos Relacionados em Diagnósticos, em tradução livre) foi um sistema criado em 1960, nos Estados Unidos, que consiste basicamente na classificação de pacientes internados. No Brasil, podemos dizer que ela chegou como uma ferramenta que ajuda a comparar a assistência hospitalar, de modo a manter-se sempre focado na segurança do paciente.

Dessa forma, a redução de desperdícios e o aprimoramento de qualidade se tornam ainda mais acentuados. A DRG torna possível estabelecer uma relação entre o tempo de internação e os recursos utilizados. Assim, o hospital pode se programar para dispor desses recursos no tempo necessário, o que resulta na melhoria da produtividade.

4. Folhas de verificação

Se considerarmos todos os processos internos de um hospital, concluiremos que o volume de dados é grande. E como gerenciar tudo isso de forma eficaz? Muitas vezes, perde-se muito tempo procurando por informações importantes e isso pode ser evitado se aplicarmos certas tecnologias. Um bom exemplo são as folhas de verificação, que consistem em planilhas e tabelas que permitem análises comparativas.

O primeiro passo para aplicação das folhas é determinar quais dados serão analisados e focar somente no necessário. Afinal, considerar informações que são irrelevantes para essa questão levam você a perder o seu tempo e o foco no essencial. Trata-se de uma espécie de check-list dos resultados do seu trabalho e, para que sejam de fato efetivas, devem fazer parte diretamente do seu dia a dia e estar sempre à mão.

5. Diagrama de Ishikawa

Também conhecido como “espinha de peixe”, o diagrama de Ishikawa funciona com foco principal na identificação das causas de falhas e problemas. Vamos imaginar que determinado departamento do seu hospital está enfrentando problemas. Nesse caso, não basta saber que a dificuldade existe: você precisa conhecer suas causas para poder buscar soluções efetivas.

A analogia à uma espinha de peixe vem do formato do diagrama. Pense em uma espinha de peixe: a linha central seria o problema. As vértebras seriam suas possíveis causas e delas, ainda saem outras ramificações que seriam as subcausas. Dessa forma, ele proporciona uma visualização do problema com suas causas, o que torna mais fácil encontrar o caminho para buscar as soluções cabíveis.

6. 5W2H

A ferramenta 5W2H faz referência às iniciais das palavras usadas para iniciar perguntas em inglês. Sendo assim, ela aborda 7 perguntas, que são: What (o quê?), Why (por que?), Where (onde?), When (quando?), Who (quem?), How (como?), How much (quanto custa?). Trata-se de uma espécie de roteiro a ser seguido quando da implementação de alguma mudança ou projeto, que permite que você trabalhe na sua proposta de forma mais estruturada.

Durante o processo, entretanto, é importante manter as respostas para essas perguntas sempre atualizadas. Assim, você não perde o foco e avalia se está realmente caminhando na direção certa. Nem sempre os projetos implementados na gestão hospitalar são tão simples quanto parecem: há certos aspectos que só podem ser visualizados quando você leva cada etapa em consideração, e o intuito dessa ferramenta é basicamente esse.

As ferramentas de gestão da qualidade são, portanto, grandes aliadas em seu processo de gestão hospitalar. A vantagem é que você não vai precisar de um planejamento para implementá-las. Elas são o próprio planejamento! Os resultados também costumam vir de forma relativamente rápida. Portanto, o melhor a fazer é levá-las para o seu hospital o quanto antes. Trata-se de um caminho capaz de mudar sua história.

E então? Convencido de que a tecnologia é o caminho para aprimorar sua gestão hospitalar? E por falar em tecnologia, não deixe de ler também o nosso post sobre como tornar seus laudos de radiologia mais eficazes.